Datenschutz im Homeoffice

 

Homeoffice und Datenschutz: So bist du auf der sicheren Seite

 

Wenn vor zwei Jahren jemand behauptet hätte, dass schon bald ein großer Teil der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Homeoffice arbeiten wird und Geschäftsreisen durch Online-Meetings ersetzt werden, hätte man diese Person vermutlich für verrückt erklärt. Dann kam Corona und plötzlich ging alles ganz schnell: Mittlerweile arbeitet fast jeder zweite Angestellte zumindest teilweise im Homeoffice. Auch in Zukunft wird es ein fester Bestandteil unseres Arbeitslebens sein. Dadurch entstehen aber auch neue Herausforderungen: Gerade beim Thema Datenschutz ist es wichtig, dass Du auch zuhause alle notwendigen Vorkehrungen getroffen hast, um sensible Daten vor Hackern und fremden Blicken auf deinen Bildschirm zu schützen. Wir zeigen Dir, in welchen Berufen Datenschutz besonders wichtig ist und wie Arbeitgeber und Angestellte dafür sorgen können, dass auch im Homeoffice alles sicher abläuft.

 

Datenschutz im Homeoffice – wenn Du nicht mit personenbezogenen Daten arbeitest

 

Nehmen wir einmal an, Du arbeitest als Marketing Manager in einem großen Unternehmen Deine Aufgabe ist es, Marketingkonzepte für neue Produkte umzusetzen. Dabei arbeitest Du konzeptionell und planst vielleicht Werbeaktivitäten in verschiedenen Social-Media-Kanälen, aber: Du verarbeitest dabei keine personenbezogenen Daten. In diesem Fall bist Du – sofern es keine weiteren Betriebsvereinbarungen gibt – auf der sicheren Seite. Du kannst theoretisch am Küchentisch arbeiten und musst nicht hektisch den Rechner zuklappen, wenn jemand den Raum betritt.
Was aber, wenn Du zum Beispiel in der Buchhaltung tätig bist und die monatlichen Lohnabrechnungen für Dein Unternehmen machst? Dann gelten für Dich andere Regeln, die wir Dir im nächsten Absatz näher erklären.

 

Datenschutz im Homeoffice – wenn Du mit personenbezogenen Daten arbeitest

 

Die Datenschutz-Grundverordnung regelt den Umgang mit sensiblen Daten, die Personen zugeordnet werden können. Personenbezogene Daten sind zum Beispiel Telefonnummern, Kreditkarten- oder Personalnummern, Kontodaten von Kunden oder Mitarbeitern, Kfz-Kennzeichen, Kundennummern oder Anschriften. Wenn Du mit solchen Informationen im Homeoffice arbeitest, musst Du – unabhängig von einer Betriebsvereinbarung – gewisse Dinge beachten:

  • Nutzung von Hard- und Software: Du darfst ausschließlich Hard- und Software nutzen, die der Arbeitgeber Dir zur Verfügung stellt. Dein privates Handy zu nutzen, um von unterwegs berufliche zu beantworten ist also ein No-Go.
  • Speicherung von Daten: Auch bei der Speicherung von Daten darfst Du keine privaten Speichermedien nutzen wie den eigenen USB-Stick nutzen. Verwende stattdessen die Server oder die lokalen Speicher, die Dein Arbeitgeber Dir zur Verfügung stellt.
  • Dokumente im Homeoffice ausdrucken: Beschränke das Drucken auf nur wirklich notwendige Ausdrucke. Wenn Du unbedingt und viel drucken musst, sollte Dir Dein Arbeitgeber ein datenschutzkonformes Aktenvernichtungsgerät zur Verfügung stellen. Ansonsten musst Du ausgedruckte Dokumente, die personenbezogene Daten beinhalten, zur Vernichtung ins Unternehmen bringen. Wirf solche Dokumente auf keinen Fall in Deinen privaten Hausmüll.
  • Keinen Zugang zu Daten gewähren: So hart es klingt, aber sogar Deine Familienangehörigen dürfen keinen Zugang zu sensiblen Daten haben. Dein Kind auf dem Arbeitsrechner spielen zu lassen, auf dem solche Daten gespeichert sind, ist also keine gute Idee. Du solltest auch Deinen Bildschirm im Homeoffice so positionieren, dass, wenn jemand den Raum betritt, nicht alles sofort zu sehen ist. Wenn Du Dir zwischendurch einen Kaffee machst und Deinen Platz verlässt, musst Du Deinen PC ausschalten oder eine Passwort-Sperre aktivieren.

 

Betriebsvereinbarungen und Unterstützung für das Homeoffice

 

Alle diese Regeln können natürlich auch gelten, wenn Du zwar nicht mit personenbezogenen Daten arbeitest, aber eine Betriebsvereinbarung unterschrieben hast, die Dinge verbindlich festschreibt. Erkundige Dich also auf jeden Fall bei Deinem Arbeitgeber nach den geltenden Regeln und frage ihn im Zweifel, ob er Dich dabei unterstützen kann, Deinen Arbeitsplatz im Homeoffice datenschutzkonform zu gestalten.

Für Arbeitgeber gilt: Wenn Du beim Thema Datenschutz sicher gehen willst, solltest Du eine entsprechende Betriebsvereinbarung für das Arbeiten im Homeoffice anwenden. Wenn Du Deine Mitarbeiter unterstützen möchtest, frage sie, ob Sie noch Ausrüstung für ihr datenschutzkonformes Homeoffice benötigen. Schließlich ist das nicht nur im Interesse Deines Arbeitnehmers, sondern auch Deines Unternehmens ...

 

Für Dich zum Download: Die Europäische Datenschutz-Grundverordnung im PDF-Format.

 

Hier findest Du die perfekte Einrichtung für Dein Homeoffice: Entdecke den homeoffice.de Online-Shop.